¿Organice bien sus juntas? (Parte II)

El contenido de la presentación es fundamental, en muchas ocasiones este será la venta y soporte para su reunión, frecuentemente, el material, sobre todo cuando es de una naturaleza técnica con cuyo tema o vocabulario la audiencia no está familiarizada puede ser demasiado complejo o pesado por un exceso de detalles. Para evitar esto siga las siguientes instrucciones:

Organice la presentación

• Siga una secuencia lógica para ir llevando al foro.
• Divida la presentación en segmentos claros.
• Busque mantener la atención en todo momento.
• Limite la cantidad de material tratado, acóplese al tiempo, no pare al cambiar una diapositiva usted sabe que sigue, continué hablando.
• Llegar a una conclusión lógica.

Maximice la eficacia:

• Muestre interés por la audiencia.
• Tenga presente la importancia de los datos y de la información en todo momento.
• La información visual debe apoyar y complementar la presentación, no debe ser la parte dominante, cualquiera puede leer.

Durante la apertura y transcurso de la junta o presentación:

• Explique la importancia del tema a los asistentes.
• Use un lenguaje claro y module su tono de voz para exponer los puntos.
• Use evidencias verbales y visuales para respaldar su argumento.
• Amplié el argumento con un incidente o anécdota.
• Desarrolle una transición lógica o puente hacia el siguiente argumento.
• Resuma sus argumentos al final y exponga su conclusión.

Al final de la junta evitemos que queden puntos inconclusos o en el aire, si esto sucede defina en el momento un responsable y fecha en la que se espera una respuesta, es importante dependiendo del tipo de junta prever si se va a generar una minuta para designar a alguien que la tome durante la junta, revísela antes de enviarla.

Agradezca la atención y participación y así las ideas aportadas, en caso de que vayan a continuar las sesiones mencione el día y la fecha de la próxima reunión.